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Notion 作為專案管理工具：為什麼它不適合需要即時協作的團隊

Persona: The Minimalist（極簡決策者）

前提

• 需要多人即時協作，專案有明確時程 • 需要通知與提醒，確保團隊成員及時回應 • 需要快速追蹤進度，避免專案延遲 • 團隊習慣傳統專案管理工具（任務分配、時間追蹤）

排除

• 個人使用，只需要文件整理 • 團隊已深度使用 Notion，不需要即時協作 • 不需要通知與提醒，團隊溝通方式不同 • 不需要快速追蹤進度，專案時程彈性

結論（不想研究的人直接照做）

  1. 你需要即時協作和快速追蹤進度：優先選擇 Asana 或 ClickUp（通知系統強、多人協作衝突處理好），不要為了「靈活」選 Notion。
  2. 你只需要簡單的專案管理：可以考慮 Trello（通知系統中等、多人協作衝突處理好），但明確知道這不是長期方案。
  3. 你正在考慮「Notion 就夠了」：這篇文章的結論是：Notion 不適合需要即時協作的團隊，把時間花在選擇適合的專案管理工具，而不是繼續用 Notion 當專案管理工具。

這篇文章在解什麼「後悔」

專案管理工具選擇不是「越靈活越好」，而是「協作效率優先於靈活性」。最常見的後悔是：

  • 選了 Notion 作為專案管理工具，後來發現通知系統弱，導致團隊成員無法及時回應，專案延遲。
  • 選了 Notion 作為專案管理工具，後來發現多人編輯衝突多，導致協作效率低下。
  • 選了 Notion 作為專案管理工具，後來發現無法快速追蹤進度，導致專案延遲。

我們的世界觀是「降低後悔 > 追求極致」。在專案管理工具選擇這題上，低後悔的做法是：協作效率優先於靈活性，通知系統強優先於功能豐富。

我們怎麼選：NoRegretLab 的判斷規則

  • 協作效率優先於靈活性：任何一個「失守就全盤皆輸」的失敗模式，都要優先處理。
  • 通知系統強優先於功能豐富：你不會每天保持高警覺，所以工具要讓「及時回應」成為預設。
  • 可承擔、可復原：選錯也要能撤退（可匯出、可移轉、恢復流程清楚）。

為什麼 Notion 不適合需要即時協作的團隊

1. 通知系統弱

Notion 的通知系統較弱，無法像傳統專案管理工具（如 Asana、ClickUp）那樣即時提醒。如果團隊需要即時協作和快速追蹤進度，Notion 可能不適合，因為通知系統弱，導致團隊成員無法及時回應。

2. 多人編輯衝突

Notion 的即時協作功能有限，多人同時編輯同一區塊時可能出現衝突。如果團隊需要即時協作，Notion 可能不適合，因為多人編輯衝突多，導致協作效率低下。

3. 無法快速追蹤進度

Notion 沒有專門的專案管理功能（如甘特圖、時間追蹤），需要手動建立。如果團隊需要快速追蹤進度，Notion 可能不適合，因為無法快速追蹤進度，導致專案延遲。

什麼時候可以考慮 Notion

你可以考慮 Notion 的情況：

  • 個人使用，只需要文件整理：可以接受功能限制與協作衝突。
  • 團隊已深度使用 Notion，不需要即時協作：可以接受通知系統弱與多人編輯衝突。
  • 不需要快速追蹤進度，專案時程彈性：可以接受無法快速追蹤進度。

但必須明確排除：「需要即時協作和快速追蹤進度」的團隊，這不是可接受的取捨。

明確排除：為什麼「Notion 不適合需要即時協作的團隊」

低後悔不是「永遠不會出事」，而是「出事時失敗模式可控」。專案管理工具的最壞情境就是：你的專案因為通知系統弱、多人編輯衝突、無法快速追蹤進度而延遲。

你不需要「確定它一定會出事」才排除。低後悔的做法是：只要失敗模式一旦發生會是災難（專案延遲、協作效率低下），而且你又缺乏可核對的官方文件與可追溯的治理資訊，就應該直接排除。

因此，我們明確排除：為了「靈活」選 Notion 作為專案管理工具。協作效率優先於靈活性，必須選擇適合的專案管理工具。

反例與邊界（哪些情況不適用）

  • 個人使用，只需要文件整理：可以接受功能限制與協作衝突，不需要即時協作。
  • 團隊已深度使用 Notion，不需要即時協作：可以接受通知系統弱與多人編輯衝突，不需要快速追蹤進度。
  • 不需要快速追蹤進度，專案時程彈性：可以接受無法快速追蹤進度，不需要即時協作。

行動建議（下一步怎麼做）

  1. 評估你的協作需求：如果你需要即時協作和快速追蹤進度，優先選擇 Asana 或 ClickUp。
  2. 評估你的專案管理需求：如果你只需要簡單的專案管理，可以考慮 Trello，但明確知道這不是長期方案。
  3. 明確排除不可接受的取捨：如果你需要即時協作和快速追蹤進度，直接排除 Notion。
  4. 建立遷移計劃：如果你目前使用 Notion 作為專案管理工具，計劃何時遷移到適合的工具。

FAQ

Q1：我只做個人專案，也要選 Asana 嗎？

如果你完全不需要即時協作、也不在意把時間花在遷移上，你可以繼續用 Notion；但一旦你開始需要多人協作、快速追蹤進度，就回到適合的專案管理工具。

Q2：為什麼你把「通知系統強」當成硬門檻？

因為低後悔要的是可追溯的失敗模式與治理資訊。沒有通知系統，你無法判斷專案進度、無法及時回應、出事怎麼補救。

Q3：我用 Notion 可以，但不想被鎖死，怎麼做？

把它定位為暫時方案：在專案裡保留可移轉的設定、避免依賴非標準工作流，並設定一個遷移時間點（例如三個月）。

Q4：Asana 跟 ClickUp 要怎麼選？

你只需要簡單的專案管理：優先 Asana；你需要完整的專案管理功能（如甘特圖、時間追蹤）：優先 ClickUp。